PENGENDALIAN INTERN (INTERNAL CONTROL)

PENGENDALIAN INTERN

(INTERNAL CONTROL)

1.      Pengertian Pengendalian intern

Pada tahun 2001, IAI memberikan definisi “Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini:

a)      keandalan laporan keuangan

b)      efektivitas dan efisiensi operasi

c)      kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Pengendalian intern terdiri dari lima komponen yang saling terkait berikut ini:

1.      lingkungan pengendalian, menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian mencakup hal – hal sbb:

a. integritas dan nilai etika

b. Komitmen terhadap kompetensi

c. partispasi dewan komisaris

d. struktur organisasi

e. pemberian wewenang dan tanggung jawab

f, kebijakan dan praktek sumber daya manusia

2.      Penaksiran resikoadalah identifikasi entitas dan analisis terhadap resiko yang relevan untuk mencapai tujuannya dan membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola. Resiko dapat timbul dan berubah karena keadaan berikut ini:

a)      perubahan dalam lingkungan operasi

b)      Personel baru

c)      sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki

d)     teknologi baru

e)      lini produk, produk atau aktivitas baru

f)       restrukturisasi korporasi

g)      operasi luar negeri

h)      standar akuntansi baru

3.      Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan audit dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan hal – hal berikut ini:

a)      Review terhadap kinerja

b)      Pengolahan informasi

c)      Pengendalian fisik

d)     Pemisahan tugas

4.      Informasi dan komunikasiadalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melakasanakan tanggung jawab mereka. Auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tentang sistem informasi yang relevan dengan pelaporan keuangan untuk memahami:

a)      Golongan transaski dalam operasi entitas yang signifikan bagi laporan keuangan.

b)      Bagaimana transaksi tersebut dimulai

c)      catatan akuntansi, informasi pendukung dan akun tertentu dalam laporan keuangan yang tercakup dalam pengolahan dan pelaporan transaksi

d)     Pengolahan akuntansi yang cukup sejak saat transaksi dimulai sampai dengan dimasukan kedalam laporan keuangan.

5.      Pemantauan, adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu.Dan penilaian efektifitas rancangan operasi SPI secara priodik dan terus menerus oleh manajemen untuk melihat apakah manajemen telah dilaksanakan dengan semestinya dan telah diperbaiki sesuai dengan keaadaan.

2.      Hubungan pengendalian intern dengan ruang lingkup (scope) pemeriksaan

Yaitu Auditor meyimpulkan apabila pengendalian intern tidak berjalan efektif, maka auditor harus memperluas scope pemeriksaannya pada melakukan substantive test.

Pengendalain intern memberikan pengaruh terhadap:

a)      keamanan harta perusahaan

b)      dapat dipercayai atau tidaknya laporan keuangan perusahaan

c)      lama atau cepatnya proses pemeriksaan akuntan

d)     Tinggi rendahnya audit fee

e)      Jenis opini yang akan diberikan akuntan.

3. Ada tiga cara yang bisa digunakan akuntan public, yaitu:

1)      Internal control questionnaires

Pertanyaan- pertanyaan yang disusun dengan baik, dengan ketentuan Sbb:

a)      Jawaban Ya akan menunjukan ciri internal control yang baik.

b)      Tidak akan menunjukan cirri internal control yang lemah

c)      Tidak relevan, berarti pertanyaan tersebut tidak relevan untuk perusahaan tersebut.

2)      Flow chart (bagan arus)Flow chart menggambarkan arus dokumen dalam sistem dan prosedur disuatu unit usaha.

3)      Narrative, dalam hal ini auditor menceritakan dalam bentuk memo, sistem dan prosedur akuntansi yang berlaku diperusahaan.

Keterbatasan pengendalian intern entitas, disebabkan oleh faktor:

a)      Pertimbangan manusia

b)      Biaya pengendalian intern

TEST TRANSAKSI

Tes Transakasi terdiri dari :

1.      Compliance Test

Test ini digunakan untuk membuktikan efektif tidaknya pengendalian intern disuatu perusahaan, dan dapat diatasi dengan “Compensating Control”.

Dalam melaksanakan compliance test hal- hal yang perlu diperhatikan:

1. kelengkapan bukti pendukung (supporting document)
2. kebenaran perhitungan mathematis
3. otorisasi dari pejabat yang berwenang
4. kebenaran nomor perkiraan yang didebet/dikredit
5. kebenaran posting kebuku besar dan sub buku besar.

2.      Subtantive Test

Test ini digunakan untuk membuktikan kewajaran saldo-saldo perkiraan neraca dan laba rugi. Prosedur pemeriksaan yang dilakukan dalam subtantif test antara lain:

a.       Inventarisasi aktiva tetap

2. Observasi atas stock opname
3. Komfirmasi piutang, utang dan bank
4. Kas opname
5. Pemeriksaan rekonsiliasi bank dan lain-lain.

KERTAS KERJA PEMERIKSAAN

(Audit Working Papers)

1.      Pengertian Kertas Kerja Pemeriksaan

Kertas kerja pemeriksaan adalah semua berkas – berkas yang dikumpulkan oleh auditor dalam menjalankan pemeriksaan, yang berasal dari:

a.       Berkas yang berasal dari klien, misalnya:

a)      Neraca saldo (Trial balance)

b)      Rekonsiliasi Bank (Bank Reconciliation)

c)      Analisa umur piutang (Accounts Receivable Aging Schedule)

d)     Rincian persediaan (Final Inventory List)

e)      Rincian Utang

f)       Rincian Beban Umum dan Administrasi

g)      Rincian Beban Penjualan

h)      Surat pernyataan langganan

b.      Analisis yang dibuat Auditor, misalnya:

a)      Berita Acara Kas Opname ( Cash Count Sheet)

b)      Pemahaman dan Evaluasi Internal Control

c)      Analisa Penarikan Aktiva Tetap

d)     Analisa Mengenai cukup tidaknya Allowance for bad debts

e)      Working Balance Sheets (WBS)

f)       Working Profit and Loss (WPL)

g)      Top Shcedule

h)      Supporting Schedule

i)        Konsep Laporan Audit ( Konsep Audit Report

j)        Management Letter

c.       Berkas yang diperoleh dari pihak ketiga, misalnya:Jawaban konfirmasi:

a)      Piutang

b)      Utang

c)      Dari Bank

d)     Dari Penasehat hukum perusahaan

2.      Tujuan Kertas Kerja Pemeriksaan

a.       Mendukung opini auditor mengenai kewajaran laporan keuangan

b.      Sebagai bukti bahwa auditor telah melaksanakan pemeriksaan sesuai dengan Standar Profesional Akuntan Publik.

c.       Sebagai Referensi dalam hal ada pertanyaan dari:

a)      Pihak Pajak

b)      Pihak Bank

c)      Pihak Klien

d.      Sebagai salah satu dasar penilaian asisten (seluruh Tim Audit) sehingga dapat dibuat evaluasi mengenai kemampuan asisten sampai dengan partner, sesudah selesai suatu penugasan.

e.       Sebagai pegangan untuk audit tahun berikutnya.

3.      Kertas kerja dikelompokan dalam :

a.       Current File (Berkas tahun berjalan), berisi kertas kerja mempunyai kegunaan untuk tahun berjalan,misalnya:

a)      Neraca saldo

b)      Berita acara kas opname

c)      Rekonsiliasi Bank

d)     Rincian Piutang

e)      Rincian persediaan

f)       Rincian Utang

g)      Rincian Biaya, dan lain-lain

b.      Permanent File(Berkas permanent), berisi kertas kerja yang mempunyai kegunaan untuk beberapa tahun, misalnya:

a)      Akte pendirian

b)      Buku Pedoman akuntansi ( Accounting manual)

c)      Kontrak-kontrak

d)     Notulen Rapat

c.       Correspondence File(Berkas surat menyurat), Berisi korespondensi dengan klien, berupa surat menyurat, facsimile dan lain-lain.

4.      Kriteria untuk pembuatan kertas kerja pemeriksaan yang baik, terdiri dari:

a.       Kertas kerja pemeriksaan harus mempunyai tujuan

b.      Harus dicegah menulis kembali kertas kerja pemeriksaan sebab banyak kerugiannya.

c.       Dalam kertas kerja pemeriksaan harus dijelaskan prosedur audit apa yang dilakukan dengan menggunakanaudit tick mark.

d.      Kertas kerja pemeriksaan harus di index/cross index

e.       Kertas kerja harus diparaf oleh orang yang membuat dan mereview working papers sehingga dapat diketahui siapa yang bertanggung jawab.

5.      Pemilikan dan Penyimpanan Kertas Kerja Pemeriksaan

a.       Kertas kerja pemeriksaan adalah milik akuntan public. Hak auditor sebagai pemilik kertas kerja pemeriksaan terikat pada batasan-batasan moral yang dibuat untuk mencegah kebocoran-kebocoran yang tidak semestinya mengenai kerahasiaan (confidentiality) data klien.

b.      Akuntan publik harus mengambil langkah-langkah yang tepat untuk keamanan kertas kerja pemeriksaan dan menyimpan kertas kerja tersebut sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku (minimal lima tahun).

Penerimaan Perikatan Dan Perencanaan Audit (Audit Plan)

1.      Audit Plan (Perencanaan Pemeriksaan), Standar Pekerjaan lapangan pertama berbunyi sebagai berikut:“Pekerjaan harus direncanakan sebaik – baiknya dan jika digunakan asisten harus disupervisi dengan semestinya”.

Dalam perencanaan audit, Auditor harus mempertimbangkan, antara lain:

a.       Masalah yang berkaitan dengan bisnis satuan usaha tersebut dan industri dimasa satuan usaha tersebut beroperasi didalamnya.

b.      Kebijakan dan prosedur akuntansi satuan usaha tersebut.

c.       Metode yang digunakan oleh satuan usaha terserbut dalam mengolah informasi akuntansi yang signifikan, termasuk penggunaan organisasi jasa dari luar untuk mengolah informasi akuntansi pokok perusahaan.

d.      Penetapan tingkat resiko pengendalian yang direncanakan.

e.       Pertimbangan awal tentang tingkat materialitas untuk tujuan audit.

f.       Pos Laporan keuangan yang mungkin memerlukan penyesuaian.

g.      Kondisi yang mungkin memerlukan perluasan atau pengubahan pengujian audit, seperti resiko kekeliruan dan ketidakberesan yang material atau adanya transaksi antar pihak – pihak yang mempunyai hubungan istimewa.

Catatan : Agar dapat membuat perencanaan audit sebaik –baiknya, auditor harus memahami bisnis klien dengan sebaik – baiknya (understanding client business), termasuk sifat dan jenis usaha klien, struktur organisasinya, struktur permodalan, metode produksi, pemasaran, distribusi dll.

Auditor harus menyusun audit plan, segera setelah engagement letter disetujui oleh klien. Adapun isi dari audit Plan mencakup:

1.      Hal – hal mengenai Klien

a.       Bidang Usaha klien, Alamat, Nomor telepon, facsimile. Dll

b.      Status hukum perusahaan (berdasarkan akte pendirian)nama pemilik, permodalan.

c.       Accounting Policy ( Kebijakan Akuntansi)

a)      Buku – buku yang digunakan:

-          Buku penjualan

-          Buku pembelian

-          Buku kas/bank

-          Buku memorial

b)      Metode pembukuan:

-          Manual

-          Komputer

-          Mesin pembukuan

d.      Neraca Komperative dan perbandingan penjualan, laporan laba rugi tahun lalu dan sekarang.

e.       Client Contact.Yaitu mengenai nama dari orang – orang yang akan sering dihubungi auditor.

a)      Presiden direktur

b)      Controller, chief Accountant

f.       Accounting, auditing dan Tax Problem.

a)      Accounting Problem, misalnya:

-          perubahan metode pencatatan dari manual ke computer

-          Revaluasi fixed asset.

-          Perubahan metode atau tariff penyusutan

b)      Auditing problem, misalnya:

-          hasil konfirmasi tahun lalu tidak memuaskan

-          perubahan accounting policy

c)      Tax Problem, misalnya

-          masalah restitusi, kekurangan penyetoran

-          adanya 2 pembukuan didalam perusahaan

2.      Hal – hal yang mempengaruhi klien

bisa didapat dari majalah – majalah ekonomi atau surat kabar, antara lain : Business News, ekonomi keuangan Indonesia.

Contoh: adanya peraturan – peraturan baru yang dapat mempengaruhi klien.

3.      Rencana Kerja Auditor

a.       Staffing

a)      nama patner

b)      nama manager

c)      nama suvervisor

d)     nama senior

e)      nama asisten

b.      Waktu pemeriksaan

a)      waktu dimulainya suatu pemeriksaan

b)      beberapa lama waktu pemeriksaan

c)      Dead line, dalam arti laporan pemeriksaan:

-          selesai kapan?

-          dikirim kemana dan waktu sampainya kapan

-          kepada siapa report itu dikirim

d)     Budget, baik dalam jumlah kerja maupun biaya pemeriksaan.

Langkah-langkah dalam menyusun tujuan Audit untuk mengetahui :

1.      Laporan Keuangan

Tanggung jawab Manajemen adalah menentukan kebijakan yang sehat, menjalankan struktur pengendalian intern yang baik, dan mencantumkan angka-angka yang dapat dipertanggung jawabkan dalam laporan keuangan.seperti, neraca, laporan laba-rugi, laporan perubahan modal, dan laporan arus kas.

2.      Siklus Laporan Keuangan

Karena perkiraan selalu berhubungan dengan perkiraan lainnya maka untuk memudahkan pemeriksaan perlu diketahui siklus laporan keuangan perusahaan yang diperiksa.Misalnya untuk memeriksa Perkiraan penjualan, retur penjualan, saldo piutang, serta kas sebaiknya digabung karena perkiraan tersebut merupakan bagian dari siklus penjualan dan penagihan.

                                                         

3.      Pernyataan (Asersi) manajemen mengenai Komponen-komponen Laporan Keuangan

Bagaimana manajemen memberikan pernyataan terhadap laporan keuangan yang merupakan tanggung jawabnya. (Terkait dengan cara mencatat dan mengungkapkan laporan keuangan yang disesuaikan dengan standar akuntansi keuangan).

Pernyataan Manajemen secara umum ada 5 yaitu :

a.      Keberadaan / Eksistensi / Keterjadian / Occurrence

Aktiva, Hutang & Modal yang tercantum dalam Neraca benar-benar ada sampai dengan periode tersebut.Dan Penjualan dalam Lap. Laba-Rugi menujukkan telah adanya  pertukaran barang/jasa pada periode tersebut.

b.      Kelengkapan

            Semua transaksi dalam periode yang bersangkutan telah dicatat.

c.       Hak dan Kewajiban

Nilai akhiva dalam Neraca adalah kekayaan yang benar-benar hak perusahaan s/d periode tersebut.Sedangkan Hutang & Modal adalah Kewajiban perusahaan s/d periode         tersebut.

d.      Penilaian dan Alokasi

Aktiva, Hutang, Modal , Pendapatan , dan Biaya telah dimasukkan dalam Lap. Keuangan dengan angka-angka yang sesuai (perhitungan benar).

e.       Penyajian dan pengungkapan

Komponen-komponen dalam laporan keuangan telah diklasifikasikan, dijelaskan, dan diungkapkan dengan benar.Seperti, komputer dimasukkan ke dalam Aktiva tetap karena umurnya ekonomisnya lebih dari satu tahun.

TUJUAN SPESIFIK ATAS KOMPONEN-KOMPONEN LAPORAN KEUANGAN (Contoh : Persediaan Barang & dihubungkan dengan asersi manajemen)

ASERSI MANAJEMEN	TUJUAN UMUM AUDIT	TUJUAN SPESIFIK AUDIT YANG DITERAPKAN PADA PERSEDIAAN BARANG
ü  Keberadaan/ eksistensi ü  Kelengkapan ü  Hak dan kewajiban ü  Penilaian atau alokasi ü  Penyajian dan pengungkapan	Keabsahan Kelengkapan Kepemilikan Penilaian Alokasi Pisah batas Akurasi mekanis Penyajian dan Pengungkapan	Semua persediaan yang dicatat memang terdapat pada tanggal neraca. Semua persediaan yang ada telah dihitung dan dicantumkan dalam ikhtisar persedian. Perusahaan berhak atas semua persediaan yang tercantum. Persediaan berhak digunakan sebagai jaminan Jumlah persediaan sesuai dengan setiap rincian barang-barang yang secara fisik ada di tangan. Harga yang digunakan untuk menilai persediaan sudah wajar. Perhitungan harga dikalikan jumlah sudah benar dan rincian ditambahkan secara benar. Persediaan telah diturunkan nilainya di mana ada pengurangan nilai bersih yang direalisasikan. Pos-pos persediaan telah diklasifikasikan dengan pantas menurut bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi. Pisah batas pembelian pada akhir tahun memang tepat. Pisah batas penjualan pada akhir tahun adalah tepat. Total persediaan sesuai dengan buku besar. Katagori  utama persediaan dan basis penilaian telah diungkapkan. Persediaan yang digadaikan atau diserahkan telah diungkapkan. Persediaan telah digolongkan dengan benar.

Tujuan Audit dapat dicapai, jika :

1.      Pada saat auditor memutuskan tujuan spesifik audit untuk setiap komponen laporan keuangan, proses pengumpulan bahan bukti dapat dimulai.

2.       Proses audit adalah metodologi penyelenggaraan audit yang jelas untuk membantu auditor dalam mengumpulkan bahan bukti pendukung yang kompeten. 

Refrensi

1.      http://id.wikipedia.org/wiki/Standar_Auditing#

2.      http://gudangakuntansi.blogspot.com/

3.      http://andryanfernando.blogspot.com/

4.      http://fazriezone.blogspot.com/

5.      Ikatan Akuntan Indonesia, Standar Auditing per 1 januari 2001

6.      Prof. Dr. dr. A. Razak Thaha, M.Sc, Kode Etik Auditor 01 Februari 2008